Privacyverklaring.

WOUT High Performance Coaching — Versie 1.2 — AUGUSTUS 2026

Liever de korte versie? Lees Privacy in het kort.

1. Wie zijn wij?

WOUT High Performance Coaching (hierna: “WOUT”) is een sportcoachingdienst gericht op het meten, analyseren en verbeteren van fysieke en de mentale prestaties van voetballers. Wij gebruiken een digitaal platform om meetresultaten vast te leggen, te analyseren en te rapporteren.

2. Op wie is deze verklaring van toepassing?

• Sporters (atleten) die deelnemen aan testmomenten
• Ouders/voogden van minderjarige sporters
• Coaches en medewerkers die het platform gebruiken
• Bezoekers van onze website

3. Welke gegevens verzamelen wij?

Persoonsgegevens van sporters

Voornaam, achternaam, geboortedatum, geslacht, sportprofiel (positie, categorie, niveau, team), en optioneel: contactgegevens, adresgegevens, voogdgegevens en profielfoto.

Fysieke testresultaten

Lichaamsmetingen (lengte, gewicht, vetpercentage), testscores per fysieke test, deelscores bij screenings, individuele pogingen, en blessurehistorie.

Analyse en rapportage

Percentielscores, domeinstatussen (groen/geel/rood), trends, asymmetrie en risicoscores. Deze worden berekend op basis van testresultaten en niet apart opgeslagen.

Coachobservaties

Notities per test, per domein, sessiesamenvattingen, trainingsprioriteiten en doelen.

Accountgegevens

E-mailadres, versleuteld wachtwoord, optionele PIN-code en passkey, en inloggegevens (IP-adres, browser, tijdstip) voor beveiliging.

Toestemmingsregistratie

Wij registreren welke toestemmingen zijn verleend of ingetrokken, inclusief datum en door wie.

4. Waarom verzamelen wij deze gegevens?

• Uitvoering coachingovereenkomst — verwerking is noodzakelijk om de coaching te leveren
• Fysieke testuitvoering en analyse — gezondheidsgegevens vereisen uitdrukkelijke toestemming (Art. 9 AVG)
• Vergelijking met normgroepen — om prestaties in context te plaatsen
• Trendanalyse over tijd — om ontwikkeling zichtbaar te maken
• Rapportage aan sporter/ouders — onderdeel van de dienstverlening
• Platformbeveiliging — bescherming tegen ongeautoriseerde toegang

Fysieke testresultaten en lichaamsmetingen zijn gezondheidsgegevens (Art. 9 AVG). Hiervoor vragen wij uitdrukkelijke toestemming via ons intakeformulier.

5. Met wie delen wij gegevens?

Standaard worden gegevens alleen gedeeld met de sporter zelf, ouders/voogden bij minderjarigen, en coaches binnen WOUT. Delen met professionele clubs of scouts vindt uitsluitend plaats na specifieke toestemming.

Onze technische verwerker is TransIP (hosting, e-mail, database), gevestigd in Nederland. Voor het genereren van AI-conceptanalyses (sessiesamenvattingen en SOP-analyses) maken wij gebruik van Scaleway (Parijs, Frankrijk) als sub-verwerker. Beide verwerkers zijn gevestigd binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Uw dossier- en meetgegevens verlaten de EER niet. De enige uitzondering is de optionele push-melding: zet u die aan, dan loopt een versleuteld bericht via de push-dienst van uw browser (bijv. Google of Apple), die deels buiten de EER kan draaien — de inhoud is voor die dienst niet leesbaar.

Onze subverwerkers

Partij	Functie	Locatie	Waarborg
TransIP B.V.	Hosting, database, e-mail	Nederland (EER)	Verwerkersovereenkomst; volledig in de EER
Scaleway	AI-conceptsamenvattingen/-analyses	Frankrijk (EU)	Gepseudonimiseerd; geen training; zero data retention (max. 2 weken bij misbruik/storing)
Google / Apple / Mozilla (browser-push)	Optionele push-meldingen	Deels buiten EER	Alleen een versleuteld bericht; inhoud niet leesbaar

Analyse doen wij met Matomo, dat wij zelf hosten op onze eigen (TransIP-)omgeving — cookieloos, met geanonimiseerd IP. Er gaat dus geen analyse-data naar een externe partij. Wijzigt deze lijst, dan werken wij ‘m bij.

AI-conceptanalyses: wanneer een coach op verzoek een conceptsamenvatting of SOP-analyse laat opstellen, sturen wij uitsluitend de volgende gegevens naar Scaleway:

• leeftijd, positie en niveau van de sporter, géén naam en géén team
• testresultaten van de relevante meting(en) inclusief percentielen, domeinstatussen en links-rechts asymmetrieën
• een beperkte selectie coachnotities, alleen notities van het type incident en feedback van de sporter (geen privé observaties of medische context)
• persoonlijke doelen die de sporter zelf heeft bevestigd

Wij sturen nooit een naam (voor- of achternaam), teamnaam, adres-, e-mail-, telefoon- of voogdgegevens naar Scaleway. De analyse is gepseudonimiseerd: de tekst verwijst naar ‘de sporter’, niet naar een naam.

Onze AI-verwerker Scaleway gebruikt gegevens niet om modellen te trainen; de verwerking vindt plaats binnen de EU (Parijs, Frankrijk). Scaleway bewaart standaard geen prompts, invoer of uitvoer (zero data retention). De enige uitzondering: bij een technische storing of een vermoeden van misbruik kan de inhoud maximaal 2 weken bewaard worden om het probleem op te lossen; daarna wordt het verwijderd en niet voor andere doeleinden gebruikt.

De juridische afspraken zijn vastgelegd via Scaleway’s Data Processing Agreement. Scaleway host de modellen op eigen Europese infrastructuur (OpCore, Frankrijk).

De AI-tekst is altijd een concept dat de coach beoordeelt, bewerkt en publiceert — nooit een direct gepubliceerd oordeel.

6. Beveiliging

Wij beschermen uw gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling van data tijdens transport en opslag, toegangsbeheer op basis van rollen, e-mailverificatie, bescherming tegen ongeautoriseerde inlogpogingen, en optionele multifactorauthenticatie.

Beveiliging van e-mailcommunicatie. Al onze automatische e-mails worden verstuurd vanaf noreply@wouthighperformance.nl, ondertekend met DKIM en beschermd door SPF en DMARC (p=reject). Wij vragen u nooit per e-mail om uw wachtwoord, PIN, betaal- of identiteitsgegevens. Op onze pagina Beveiliging leest u hoe u een legitieme WOUT-mail herkent, welke maatregelen wij nemen om uw gegevens te beschermen, en welke stappen u kunt zetten als u onverhoopt op een verdachte link heeft geklikt.

7. Bewaartermijnen

• Sporterprofielen, metingen en testresultaten: zolang de sporter actief deelneemt (de coachingrelatie loopt). Stopt de deelname, dan verwijderen wij deze gegevens binnen 2 jaar; op een verwijderverzoek binnen 30 dagen.
• Toestemmingsregistratie: bewaard zolang wij de betreffende gegevens verwerken (om aan te tonen dat er toestemming was), en daarna samen met die gegevens opgeschoond.
• Accountgegevens: zolang het account actief is. Na deactivering blijft het account 90 dagen herstelbaar en wordt daarna definitief verwijderd. Vraagt u zelf om verwijdering, dan geldt een bedenktijd van 30 dagen.
• Inlogpogingen en activiteitenlog: na 1 jaar automatisch verwijderd.

8. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u het recht op:

• Inzage — opvragen welke gegevens wij van u verwerken
• Rectificatie — onjuiste gegevens laten corrigeren
• Gegevenswissing — verwijdering van al uw persoonsgegevens
• Beperking van verwerking — tijdelijk stoppen van verwerking
• Dataportabiliteit — uw gegevens opvragen in een machineleesbaar formaat
• Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Intrekking toestemming — op elk moment, zonder terugwerkende kracht

Inzage, export en verwijdering regelt u als ingelogde gebruiker rechtstreeks in de app (Profiel → Beveiliging → Privacy & data).

U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Minderjarigen

Voor sporters jonger dan 18 jaar is toestemming van een ouder of voogd vereist. Wanneer een sporter 18 wordt, kan hij of zij zelf beslissen over voortgezette verwerking.

10. Cookies

Het WOUT-platform gebruikt geen tracking cookies, advertentiecookies of cookies van derden. Wij gebruiken uitsluitend functioneel noodzakelijke cookies voor inlogstatus en gebruikersvoorkeuren.

Om te begrijpen hoe het platform en onze website worden gebruikt, meten wij anoniem het verkeer met Matomo, een open-source analyse-tool die wij zelf hosten op onze eigen Europese infrastructuur (TransIP, Nederland). Wij sturen geen gegevens naar Google Analytics, Meta of andere derde partijen.

Onze Matomo-configuratie:

• Geen analyse-cookies — cookieless tracking
• IP-anonimisering — de laatste twee bytes van uw IP-adres worden verwijderd vóór opslag
• Do Not Track — als uw browser dit signaal stuurt, meten wij u niet
• Bewaartermijn — 13 maanden ruwe data, 24 maanden geaggregeerde rapporten

Omdat wij cookieless meten en IP-adressen anonimiseren, is voor deze vorm van analyse onder de e-Privacy-richtlijn geen toestemming vereist (EDPB-richtlijn 2023).

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Bij substantiële wijzigingen informeren wij u via het platform of per e-mail. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina.

12. Contact